Ordini Fornitori

ORDINI FORNITORI

L’emissione dell’ordine a fornitore può essere effettuata sulla base delle situazioni di magazzino infatti, gli ordini a fornitore, sono generati dall’elaborazione dei fabbisogni di magazzino. Un corretto controllo degli approvvigionamenti, dalla scelta del fornitore all’emissione dell’ordine, evita che il magazzino possa trovarsi in una condizione di articoli sotto scorta che, se così fosse, comporterebbe l’impossibilità a poter evadere gli ordini clienti. L’emissione di un ordine a fornitore può essere effettuata in maniera diretta oppure tramite l’importazione di preventivi e/o ordini clienti. Il sistema consente di generare automaticamente l’ordine a fornitore sulla base di un ordine da cliente, potendo l’utente gestire il ritorno dei preventivi evadendo la richiesta accettata con un ordine, quindi l’ordine può essere fatto a fronte di uno o più preventivi accettati oppure, semplicemente, inserendo gli articoli manualmente senza richiamarli da un documento. Contestualmente all’emissione del documento è possibile ottenere tutte le informazioni legate alle condizioni di fornitura stabilite con quel particolare fornitore: pagamenti, banche, valute, prezzi, sconti ecc.

Per accedere alla gestione degli ordini fornitori si può cliccare sul pulsante  dal menù inferiore oppure dal menù superiore dalla voce Azienda > Ordini Fornitori

La tabella Ordini Fornitori si compone dalle seguenti Schede:

• Generali
• Articoli
• Spese
• Totali
• Destinazione
• Testa
• Note 

Scheda Generali

In questa scheda si inseriscono le informazioni di carattere generale.

• Causale:(obbligatorio) selezionare la causale dell’ordine. Le causali proposte sono quelle codificate nella Tabella Causali.
• Magazzino:(obbligatorio) indicare il magazzino di riferimento connesso all’ordine.
• Riferimento: campo libero in cui può essere inserito il riferimento del documento.
• N.ro Ordine: codice alfanumerico progressivo restituito in automatico dal programma quando si registra.
• Data: viene proposta quella impostata sul sistema, ma può essere modificata dall’utente;
• Status: è la posizione, la situazione in cui si trova l’ordine che può essere: sospeso, inoltrato, accettato, confermato, evaso, annullato. Durante l’inserimento del documento, il Flag è posizionato in maniera automatico su Sospeso; spetta all’utente modificarlo inserendo il Check nella casella di spunta corrispondente. L’ordine diventa evaso nel momento in cui tutta la merce presente nello stesso, viene consegnata.
• Commessa: descrizione libera alfanumerica in cui può essere riportato il numero della commessa di riferimento.
• Cod. Fornitore:(obbligatorio) richiamare il nominativo del fornitore al quale si sta facendo l’ordinativo. Nel caso si stia inserendo un ordine ad un nuovo fornitore, è necessario prima codificarlo sull’anagrafico nominativi.
• Cod. Pagamento: questo campo viene assegnato automaticamente se preimpostato nell’anagrafico del fornitore. E’ possibile modificarlo o inserirlo nel caso il nominativo ne sia privo.
• Banca: campo non obbligatorio che identifica l’istituto bancario di appoggio al quale sarà effettuato il pagamento. Anche questa voce viene impostata automaticamente se inserita nella scheda del fornitore.
• Valuta e Cambio: viene restituito il codice valuta standard impostato in fase di installazione. Se il nominativo utilizzato, ha definito un codice valuta proprio, questo verrà riportato automaticamente nel documento con il relativo tasso di cambio.
• Impostazione: metodo di esposizione dei prezzi. E’ possibile visualizzare i prezzi sulla base degli Sconti, Prezzo netto, Totale ivato.
• Sconto Plus: imposta uno sconto a “piè di pagina”.
• Cod. I.v.a.:selezionare il codice I.v.a. Se nel documento sono presenti articoli con diversa aliquota, non usare questo campo ma definire l’I.v.a. nei singoli articoli.

Scheda Articoli

In questa scheda si richiamano gli articoli che verranno movimentati.

Sulla barra laterale a destra sono presenti altri pulsanti utili per la Gestione degli Ordini:

• Duplica Documento:permette di copiare un documento emesso in precedenza ed aggiornarlo alle nuove esigenze.
• Importazione Articoli da Terminalino Palmare: permette di importare gli articoli da un terminalino palmare collegato al computer. Digitandolo si apre una finestra che permette la lettura del codice barcode associato alla quantità da importare.
• Importa Documenti: permette di importare automaticamente gli articoli presenti in un altro documento senza riscriverli nuovamente. Digitando sul tasto Importa, presente sulla Toolbar laterale, si apre una finestra in cui sono visualizzati i documenti dai quali è possibile eseguire l’importazione. Se si volessero importare altre informazioni relative al documento come il cod. pagamento, lo sconto extra, le spese di trasporto, accessorie etc, immettere un Check anche nella casella di spunta corrispondente a “Importa Informazioni Documento”. Selezionare con il mouse il documento interessato e marcare la relativa casella di spunta. Una volta selezionato il documento interessato, premendo il tasto >> , presente nella parte inferiore della schermata, si accede all’elenco degli articoli presenti sull’ordine o preventivo, con il relativo codice, descrizione, quantità ordinata e quantità da importare (consegnata); qualora la consegna della merce sia totale, premere semplicemente il tasto Salva, altrimenti variare le quantità nell’ultima colonna, indicando quelle effettive. Quando si effettua da un Ordine Fornitore un importazione di un Preventivo/Ordine Cliente, è necessario che l’articolo presente in quest’ultimo sia collegato al fornitore al quale effettuo l’ordine.
• Allegati Documento: permette di accludere un qualsiasi file inerente la fattura emessa.

Scheda Spese

In questa scheda è possibile inserire le eventuali spese: Trasporto, Imballo, Incasso, Accessorie, Bolli. Saranno visualizzate le relative aliquote I.v.a. preimpostate sulla Tabella Opzioni.

Scheda Totali

Questa è una cartella solamente informativa e di controllo nella quale è visualizzato, in modo schematico e in termini economici, l’ordine registrato. Gli unici due campi editabili sono Acconto e Abbuono.

Scheda Destinazione

Utilizzando questa parte dell’ordine è possibile anticipare al fornitore alcune informazioni.

• Luogo in cui verrà Resa la merce.
• Destinazione, ovvero l’indirizzo del luogo di consegna del materiale, se diverso da quello della sede legale.
• Porto, Aspetto Esteriore che dovrà avere la merce, Trasporto a carico del mittente, destinatario o vettore. Se si verificasse quest’ultimo caso, indicare il nome della ditta trasportatrice.

Scheda Testa

Lo spazio a disposizione all’interno della Testa ha lunghezza illimitata e può essere utilizzato per inserire una lettera di presentazione del documento, che al momento della stampa apparirà all’inizio del preventivo stesso.

Scheda Note

Allo stesso modo nelle Note, è possibile inserire delle note aggiuntive relative all’ordine che appariranno nella coda del preventivo stesso.

• Stampa Dettaglio Prezzi e Stampa Totali:sono due caselle di spunta sulle quali, inserendo i relativi Flag, si decide se visualizzare sulla stampa i prezzi in dettaglio per i singoli articoli e/o il totale del documento.
• Altri Riferimenti:sono quattro campi liberi e personalizzabili dall’utente.

Sulla Toolbar inferiore è visualizzato il pulsante Stampa  che comprende:

• Stampa: consente di riprodurre l’ordine su cartaceo decidendo la stampante sulla quale inviare i dati, il numero delle copie e, volendo, inserendo il Flag sulla casella di spunta corrispondente, si può vedere a video l’anteprima della stampa.
• Word: consente di trasformare l’ordine registrato in un file di word protocollato in ordine progressivo.
• E-Mail: con questo comando il programma creerà il documento in allegato word che si può inviare direttamente per posta elettronica all’indirizzo indicato.