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    Memo Nominativi Courier

    MEMO NOMINATIVI COURIER

    Il Memo Nominativi  gestisce l’anagrafico nominativi dei Clienti, dei Fornitori e di tutte le figure giuridiche (siano pure persone fisiche) che ruotano intorno all’attività aziendale. La gestione degli archivi di Memo Nominativi è stata ideata per permettere, grazie ai livelli di classificazione, di ottimizzare le proiezioni statistiche, di marketing e operative; soprattutto fornisce alle applicazioni aziendali la base dati personalizzata di Clienti, Fornitori (o Vettori).

    Vediamo nel dettaglio le singole Schede:

    Scheda Anagrafico

    In questa sezione vanno inserite le informazioni di carattere generale.

    • Prefisso/Categoria: campi obbligatori collegati alla Tabella MemoPrefissi e Categorie; servono a definire la tipologia del nominativo che si sta inserendo.
      Es:Cliente, Fornitore, Vettore, etc.
    • Codice: codice alfanumerico progressivo restituito in automatico dal programma quando si salva la registrazione.
    • Privacy: opzione che serve a stabilire se un nominativo ha richiesto la tutela dei propri dati in base a quanto previsto dalla legge sulla privacy.
    • Bloccato: blocca un nominativo consentendo di non utilizzare più un determinato dato senza necessariamente eliminarlo dal database perdendone così lo storico
    • Intestazione principale: casella di spunta utilizzata per aggiungere l’intestazione del nominativo.
    • Titolo: casella di spunta utilizzata per modificare il titolo di presentazione del nominativo.
      Es.Gent.ma e/o Spett.le
    • Nominativo: campo obbligatorio. Digitare il nome o la ragione sociale del Cliente/Fornitore/Vettore.
    • Indirizzo: riempire questi campi con informazioni inerenti Indirizzo/Cap./Città.
    • Codice Fiscale e Partita IVA: inserire questi dati qualora sia necessario operare con documenti fiscali come la fattura. Il programma, inoltre, effettua il controllo sull’esattezza della Partita IVA del nominativo inserito.
    • Codice ISO: indicare a quale paese dell’Unione Europea il nominativo appartiene. E’ impostato automaticamente su Italia ma può essere modificato dall’utente selezionando il paese tra quelli in elenco.
    • Status: definito come campo libero, ovvero una casella nella quale l’utente può inserire un codice convenzionale interno dell’Azienda, utile per eseguire delle ulteriori ricerche.
      Es: MAIL può significare che quel nominativo è interessato a proposte commerciali o promozioni.
    • Data Next: inserire una data di riferimento, tale informazione può tornare utile ai fini statistici.
      Es: giorno di acquisizione del cliente.
    • Codice Destinatario: campo libero dove poter inserire il Codice Destinatario Fattura Elettronica, relativo alla fatturazione elettronica. Può avere 6 caratteri in caso di P. A. e 7 nel caso di privati.
    • Web Page: impostando questo indirizzo di pagina web, premendo l’apposito pulsante sulla Toolbar di destra, si può accedere direttamente al sito dell’Azienda senza uscire dalla procedura.
    • e-mail:impostando questo indirizzo di posta elettronica, premendo l’apposito pulsante sulla Toolbar di destra, si potranno gestiremailing listin maniera automatica.
      • : definire se l’e-mail èAmministrativa (da utilizzare, cioè, per l’invio dei documenti direttamente da Performance), Commerciale o Tecnica.
    • In questa sezione è possibile aggiungere in allegato dei files che possono poi essere consultati rapidamente dalla sezione MEM. Quando si allega un file si evidenzia in blu il bordo del pulsante.
    UTILIZZO DELLA FUNZIONE DI MAILING-LIST

    La funzione di mailing-list consente di inviaremassivamente, a tutti i nominativi interessati, comunicazioni e-mail.
    Per utilizzare questa funzione accedere alla ricerca cliccando sull’apposita icona "Cerca Specifico"  .

    Impostare il criterio di ricerca (es.: tutti i nominativi di tipo “cliente”) e cliccare su “esegui”. Verranno visualizzati i nominativi in modalità 'Grid.' Cliccare sull’icona di “Attiva Posta Elettronica”.

    Verranno restituiti tutti gli indirizzi e-mail principali, cliccando su includi contatti il software provvederà ad inserire anche gli indirizzi codificati all’interno della finestra contatti del Memo Nominativi. E’ possibile effettuare una ricerca degli indirizzi per categoria di appartenenza: Amministrativa, Commerciala e Tecnica. Deselezionare, eventualmente, quelli da non includere nella mailing-list.

    Per effettuare un controllo su eventuali indirizzi scartati (es. indirizzi errati e/o doppi), cliccare sul pulsante . Verrà mostrata la lista degli indirizzi scartati con la motivazione (Status). Se si vuole procedere con l’esportazione della lista dei destinatari scartati, cliccare sull’icona , altrimenti cliccare sul pulsante Indietro.

    Infine cliccare sul pulsante Avanti per accedere alla videata finale. Inserire l’oggetto e il corpo del messaggio.
    E’ possibile includere, come corpo della mail, un testo presente in un file .txt oppure HTML. A questo proposito utilizzare le apposite icone (TESTO oppure HTML) e ricercare il file all’interno del proprio sistema.
    Per allegare un file utilizzare l’apposito tasto “Allegati“ . Cliccare sul pulsante “Griglia” per tornare alla visualizzazione dei destinatari, altrimenti premere il pulsante “Invia” per inviare il messaggio a tutti i destinatari.

    Scheda Contatti

    Inserire eventuali altri contatti è comodo per avere più elementi di riferimento.

    Premere il tasto  sulla barra degli strumenti a destra ed inserire:

    • Contatto: il nome del contatto riferito al nominativo principale.
    • Qualifica: specificare il ruolo del contatto.
    • Telefono/Fax/Cell/e-mail: contatti telefonici/fax/e-mail.
    • Note: inserire eventuali note aggiuntive.
    Scheda Economici

    In questa sezione vanno inserite le informazioni di carattere economico.

    Premere il tasto Modifica sulla barra degli strumenti ed inserire:

    • Pagamento: la tipologia di pagamento associata al nominativo. Sui documenti che verranno gestiti con questo nominativo verrà riportato automaticamente il pagamento.La condizione di pagamento che si può selezionare, sarà soltanto una proposta nell’inserimento di una fattura, pertanto conviene inserirla come promemoria della condizione di pagamento abituale del nominativo.
    • Banca: le coordinate bancarie: se si clicca due volte all’interno del campo, si aprirà una schermata con tutte le banche presenti in archivio, dove sulla sinistra si visualizzano gli ABI e sulla destra in base all’ abi si visualizzano i vari CAB. Indicando tali valori saranno riportati nel campo in questo modo: ABI.CAB.
    • C/C:eventuale conto corrente.
    • Codice IBAN: compare in automatico a seguito della compilazione dei campi “Cod. Pagamento”, “Cod. Banca” e “C/C”.
    • Valuta: la valuta utilizzata.
    • Cod. Iva: la percentuale d’imposta. Questa voce è particolarmente utile per nominativi con trattamenti I.V.A. particolari.
    • Rif. Esenzione IVA: inserire il decreto ministeriale che determina la riduzione o esenzione dell’I.V.A.
      Es:DPR 633/72 del 15-09-1972.
    • Agente: inserire il nome dell’agente commerciale di riferimento al nominativo. Non esiste per questo campo una tabella collegata, pertanto inserendo il nome di un agente manualmente, andrà poi riportato allo stesso identico modo su altre anagrafiche ai fini poi della ricerca per agente.
    • Provvigioni: impostare la percentuale della provvigione dell’agente e del subagente.
    • Sconto Plus: sconto a “piè di pagina”. L’eventuale sconto impostato in questa voce sarà calcolato in ogni documento emesso al nominativo come sconto a corpo.

    Scheda Plus

    Questa scheda consente di inserire qualsiasi annotazione aggiuntiva relativa al nominativo.

    • Cliente / Fornitore / Vettore: la spunta di una di queste informazioni identifica il tipo di nominativo. E’ possibile spuntare più voci(es.: Cliente e Fornitore, nel caso in cui un nominativo è sia cliente che fornitore).
    • Altri Riferimenti: Campi liberi per i quali è possibile personalizzarne il nome direttamente dalleOpzionidel programma. All’interno di questi campi è possibile gestire qualsiasi tipo di informazione utile all’utente. Le informazioni inserire all’interno di questi campi sono ricercabili.
    Informazioni Plus

    L’opzione Informazioni Plus (accessibile cliccando sulla relativa icona presente nella toolbar Gamma) permette di inserire informazioni relative a:

    Banche:questa sezione permette di inserire, per il nominativo, altre banche;

    • Sector (per gli utenti che sono in possesso del moduloSector): per i nominativi di tipo fornitore, inserire le contropartite che verranno restituite automaticamente in fase di inserimento, nel modulo Sector (Contabilità), di una fattura di acquisto. Definire, se gestita, la percentuale di ritenuta d’acconto.

    • Fiscali: questa sezione permette di inserire i dati identificativi e scegliere se il nominativo è legato ad una persona fisica o ad un rappresentante legale.

    Controllo Codice Fiscale e Partita IVA

    Il campo Codice Fiscale ed il campo Partita Iva sono soggetti ad un controllo del contenuto. Questo significa che non possiamo inserire dei valori errati o generici, sia nella lunghezza (numero di caratteri) che nel contenuto. Il controllo viene effettuato quando si esce dal campo (C.F. e P.IVA) e, in caso di presenza di una inesattezza, questa viene notificata all’operatore permettendogli solamente di eliminare il valore inserito o di inserirne uno valido. Ci sono casi però in cui si potrebbe avere la necessità di forzare comunque l’inserimento del Codice Fiscale e/o della Partita Iva per motivi di carattere pratico. Per evitare il controllo bisogna eliminare il valore “IT” nel campo Cod.ISO, inserire il valore di C.F e/o P.Iva e reinserire il valore “IT” nel suddetto campo.